速成书 中的自动化功能

在 Quickbooks 中使用自动化可以让您的业务运营变得更加简单!该软件不会日复一日地手动重复相同的任务,而是会为您完成。自动化是完全可定制的,从长远来看,设置它们将为您节省大量时间。 

为什么要使用自动化?

很容易进入每月或每季度的业务流程节奏,甚至不用考虑为什么要以这种方式完成任务。它变成了从你一英里长的待办事项清单上勾选下一件事。但是,通过花时间评估您正在做的事情以及如何更有效地完成它,您可以腾出时间专注于其他任务。 

避免人为错误

做一个小的数据输入错字可能会给你的财务带来很大的问题。通过转向自动化系统,您的财务数据将直接被提取到 Quickbooks 中,而无需把手放在键盘上。 

效率和速度

自动化与传奇二人组 Penn 和 Teller 的最佳技巧相得益彰。他们就像魔术一样!但说真的,企业主可以通过使用自动化来帮助轻松管理和快速核对他们的账簿,每月可以节省很多时间。 

更多时间专注于工作

通过使用自动化记账和管理财务节省的时间将使您有更多时间关注业务的其他方面。使用自动化可以让您回到最初创业的原因,并提供更多时间来投资发展您的业务! 

自动化类型

自动化是您可以设置为定期重复的操作——无论它们是由另一个操作触发还是在设定的时间间隔内触发。各种版本的 Quickbooks 中有许多特定类型的自动化,所有这些都可用于优化您的工作流程。以下是我们常用的一些收藏夹。

实时提要

将 Quickbooks 连接到您企业的银行和信用卡将使该平台能够提取每笔交易并将其添加到您的记录中。它还使您可以在一个地方访问所有财务信息,从而轻松简单地快速了解您的日常业务财务状况。您还可以查看银行对账单并将其直接导入 Quickbooks 的会计部分。

使用规则

使用 Quickbooks 中的规则功能很容易——只需按一下按钮执行一项操作,它就会自动遵循您设置的规则来执行其他任务。例如,您可以设置一个规则,当您将新客户添加到您的联系人时,Quickbooks 每次都会自动起草新发票。 

管理报告 

您可以配置管理报告或财务报表以自动填充 Quickbooks 中其他区域的信息。这将使您免于重复性的任务,例如每季度起草报表并每次汇总相关数据。这也可以使您避免输入错误的信息,从而导致严重的财务问题。

使用集成

如果您使用 Square 等应用程序进行支付,甚至使用 Trello 等任务管理软件,您可以与 Quickbooks 集成以同步您的数据。例如,如果您在 Square 中处理交易,它可以自动发布到 Quickbooks。如果您开出新发票,您可以立即在 Trello 中创建一张新卡。 

自动发布交易

对于重复费用,例如公用事业、租赁和费用,自动过帐交易可能会有所帮助。这将为您省去每次发生交易时输入每笔交易的麻烦。相反,Quickbooks 会为您完成!

经常性发票

对于您定期开具发票的客户,设置定期发票会很有帮助。这些是预制的发票,可以配置为定期发送给客户。这消除了设置每月日历提醒和每个月花时间手动创建发票的需要。 

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